تکنولوژی، کارافرینی، کسب و کار
تکنولوژی، کارافرینی، کسب و کارتکنولوژی، کارافرینی، کسب و کار
تکنولوژی، کارافرینی، کسب و کارانواع قفسه ها
انواع قفسه ها
قفسه ها دو نوع باز وبسته می باشند که هر یک جهت نامه های خاص مورد استفاده قرار می گیرند
قفسه تفکیک نامه ها: جهت نامه های وارده وصادره به هنگام طبقه بندی از لحاظ نوع نامه محل ارسال ومحل وصول به کار می رود
قفسه تشخیص نامه: که به قفسه ارجاعی معروف است ونامه های وارده ای که ارجاع شده اند بر اساس نوع وظایف واحدهای سازمان ویا شرح وظایف کارکنان سازمان دسته بندی شده وجهت نظم در ارسال از این قفسه استفاده می گردد
انواع ابزارهای ماشینی
تعریف انواع ابزارهای ماشینی: آن دسته از ابزارهای می باشند که کار دست انسان را سرعت وسهولت بخشیده وبا نظم وترتیب وهماهنگی دقیق نسبت به آنچه که برای آن درست شده اند به کار می رود.
الف)ماشین نقش تمبر: این وسیله به جای چسباندن تمبر به پاکت پستی از خود نقش واثری بر روی پاکت می گذارد وبا توجه به وزن ومسافت و مقصد گیرنده نامه هزینه آن را مشخص می نماید
ب) ماشین شماره زنی: جهت ثبت شماره های ردیف دردفاتر دبیرخانه ویا برگ شماری اسناد هر دربایگانی پرونده وثبت شماره برروی نامه های وارده وصادره به کار می رود
ماشین های تکثیر (فتوکپی) : جهت تکثیر نامه ها وپیوست ها مورد استفاده قرار می گیرد
ماشین ارسال تصاویر اسناد(دستگاه فکس) به فارسی نمابر گفته می شود نقش بسیار مهمی رادر انتقال سریع اطلاعات اسناد ومدارک دارد
کامپیوتر: این وسیله به علت قابلیت حفظ ونگهداری حجم بسیار زیاد اطلاعات ومراجعه سریع به اطلاعات ، در واحدهای مختلف سازمان کاربرد زیادی دارد.
شرح وقایع
در تاریخی که کارورزی را آغاز کردم روز اول برای من اینگونه رغم خورد:
اینجانب بعد از معرفی خود به مسئول واحد مربوطه روی صندلی نشستم. روز خلوتی بود و مراجعی نداشتند و از من سؤالاتی در مورد علت حضورم پرسیدند و به کار خود مشغول شدند. نقد و بررسی نحوه ی برخورد عادی بود ولی زیاد تمایل به حضور من در آنجا نداشتند و دوست نداشتند از کارشان سر در بیاورم، به خاطر همین زیاد حرف نزدند و فقط در فکر نوشتن بودند.
به نظر من این نحوه ی برخورد که آنقدر بی تفاوت بودند، درست نبود. با این برخورد میتوان نتیجه گرفت با مراجعان خود هم سرد برخورد می کنند و به آنها پاسخ دقیق نمی دهند. و یک نوع کسالت از کار در چهره ی آنها مشاهده می شد. باید با شاد کردن فضا و تنوع در اتاق کار با رنگهای متنوع یا دکراسیون جدید این دلزدگی از کار را از کارمندان دور کرد.
انتخاب واحدی که قرار بود در آن مکان مشغول شوم بن خودم بود و به خاطر آشنایی من با کارهای کامپیوتر دفتر دبیر خانه را برای این کار برگزیدم و این کار در این واحد بهجت آفرین بود .ولی سایر کارشناسی های این سازمان قابل نفوذ و زیاد با ارباب رجوع سروکار نداشتند وبیشتر با کارشناسی های این سازمان سروکار داشتند.و رفتارشان با ارباب رجوع از سر زور و به بدترین شکل ها انجام میشد.
مدت 32 ساعتی که در این مکان مشغول بودم تمامی امور مربوط به اتوماسیون اداری را یاد گرفتم و تمامی کارهایی که در این واحد صورت میگرفت به نحو احسن انجام می دادم و به جهت اجتناب از اطاله ی کلام از بیان جزییات می پرهیزیم.
آشنایی با مکان
دفتر دبیر خانه در طبقه اول ساختمان آموزش وپرورش قرار دارد.این دفتر به نوبه خود به دو قسمت تقسیم شده بخش مربوط به تکثیر و بخش امور اداری و اتوماسیون.این جانب کارم را در دو قسمت آغاز کردم وبه پایان رساندم.
در واقع امور مربوط به دبیرخانه قلب سازمان محسوب میگردد به همین خاطر باید این امور به نحو احسن انجام پذیرد.این مکان مسولیت های کارشناسی تعریف شده ای دارد که باید به صورت کامل در موعد مقرر انجام پذیرد،شاید در بقیه کارشناسی های سازمان این مقدار زمان بندی و مدیریت زمان دارای درجه اولویت و اولیت بندی نمی باشد.کلیه فعالیت های انجام شده تحت تاثیر این عامل تشکل می یابدو تخصیص و اولویت بندی ان دارای اهمیت است.
این مکان دارای 3دستگاه پرینتر رنگی و سیاه وسفید ،3 دستگاه پلاتر که در انجام امور اتوماسیون تخصصی کاربرد دارد،3 دستگاه فتوکپی که جهت توزیع بخش نامه ها به کار میرود.
4کامپیوتری که در این مکان وجود دارد به Share می باشند و یک سیستم متعلق به سردفتر یا رییس دبیر خانه که نامه های مرسوله از استان و سایر ادارات بر روی آن قرار می گیرد وامکان دسترسی از طریق این سیستم به کلیه کارتابل کارشناسی ها امکان پذیر می باشد و دارا ی رمزهای و پسورد های مرحله ای به خاطر حفظ اطمینان می باشد.
سیستم دومی که در اختیار نایب رییس دبیرخانه است دارای این وسعت دسترسی و قابلیت نیست ، و سیستم سوم جهت استفاده ی مانیتورینگ می باشد کایه تراکنش های انجام شده در این سازمان بر روی آن نمایش داده می شود و این سیستم به مانیتور مرکز اداره نیز متصل می باشد که گاهی اسلاید های برای عموم به نمایش می گذارد
و اما ، سیستم تعبیه شده برای کارآموزان و کارورزان ، بخش مربوط به دبیرخانه تنها بخشی است که تمامی فصول از سال دارای کارورز و کار آموز می باشد.و به خاطر همیت سیستمی برای این کار تعبیه شده است.
این مکان دارای 2 دستگاه تلفکس می باشد که کلیه بخش نامه های مربوط به بخش پادناو روستاهای دوردست را ارسال می کند و نامه های که خارج از امور اتوماسیون یا نامه های الحاقی را دریافت
چارت اداری سازمان
کارشناسی های مدیریت آموزش وپرورش سمیرم از این قرار است :
|
|||||
 |
|||||
 |
|||||
تحلیل مسائل اداری ،نقاط قوت و ضعف سازمان :
ارزشیابی برنامهریزی انسانی :مسئله نیروی انسانی در سازمانی گسترده و بزرگ همچون آموزش و پرورش در حکم اصلیترین سمئله مطرح است.رشد سریع جمعیت و به تبع آن رشد سریع تعداد دانشآموزان طی سالهای 1360 تا 1378 سبب افزایش تقاضای نیروی انسانی شده است. بدیهی است که نظام برنامهریزی برای تأمین نیروی انسانی در آموزش و پرورش باید متناسب با تحولات جمعیت و شمار دانشآموزان،تمهیدات لازم را در زمینهء تأمین نیروی انسانی مورد نیاز آموزش و پرورش پیشبینی نماید.
در حال حاضر آموزش و پرورش در پارهای از مناطق کشور به شدت دچار کمبود نیروی انسانی واجد شرایط است،به گونهای که برای تأمین نیروی انسانی مورد نیاز در این مناطق به جذب نیروهای حق التدریسی و سرباز معلم بدون امکان تطبیق مدرک و رشته تحصیلی این افراد با نیازهای موجود مبادرت ورزیده است.این در حالی است که در برخی دیگر از مناطق آموزش و پرورش با ما زاد نیرو و عدم امکان بهرهگیری از نیروهای موجود روبهروست.این عدم توازن در توزیع نیروی انسانی،توجه به فرآیند برنامهریزی برای تأمین نیروی انسانی را ضرورت میبخشد.
مسئله برنامه ریزی:در بین کشورهای در حال توسعه به ویژه کشورهایی که در دهههای 1950 و 1960 استقلال خود را به دست آوردند،برنامهریزی رسمی و متمرکز نقش بسیار برجستهای داشته است."در حقیقت به واسطهء این کشورهاست که برنامهریزی آموزشی به عنوان یک حوزهء فعالیت واقعا مورد توجه قرار گرفته است".این الگوی برنامهریزی متمرکز و کلان توسط سازمانهای بین المللی،به ویژه یونسکو،از هر لحاظ ترویج و حمایت شده است.ایران نیز از جمله کشورهایی است که از ابتدای دههء 1340(مقارن دههء 1960 م)با قرار گرفتن در زمرهء کشورهای مشمول الگوی آسیاییاز حمایتهای فنی یونسکو در امر برنامهریزی بهرهمند شده است.این نوع برنامهریزی برگسترش کمّی(عموما خطی)آموزش و پرورش تأکید دارد.مبانی نظری این الگوی خطی را میتوان در همان الگوی آسیایی مشاهده کرد.این الگو که براساس رویکرد "برنامهریزی مبتنی بر تقاضای اجتماعی"تدوین شده،بعدا و به ویژه برای سطوح بالاتر آموزشی،با رویکردهایی که جنبهء اقتصادی قویتری دارند و با عنوان کلی"الگوی هزینه فایده و نرخ بازگشت سرمایهگذاری(سرمایهء انسانی)"و"الگوی برنامهریزی نیروی انسانی"شناخته میشوند،تکمیل شده است.هرچند که در سطوح آموزش همگانی و اجباری استفاده از این فنون برنامهریزی در آموزش و پرورش بیشتر جنبهء تزیینی داشته و از آنها برای قانع کردن معترضان بیشتر استفاده شده است تا تصمیمگیری برای اجرااز اواسط دههء 1970 و به ویژه در دههء 1980 این نکته روشن شد که در بسیاری از موارد،فعالیتهای برنامهریزی نتایج موردنظر را به دنبال نداشته است،یعنی،درحالیکه توسعهء کمّی قابل توجهی در آموزش بدست آمده است اما هنوز تعداد بسیار زیادی از کودکان به مدرسه راه نیافتهاند،بیسوادی بزرگ سالان رو به افزایش است،امکانات و فرصتهای آموزشی از نظر کمیت و به ویژه کیفیت،ناعادلانه توضیع شدهاند و بالاخره، کارایی و اثربخشی نظامهای آموزشی محل تردید جدی است.این مقولهها که در تجربهء برنامهریزی ایران نیز شاهد آنها بودهایم،از شکست برنامهریزی آموزشی به شیوهء کمّی و فنی(بیشتر خطی)حکایت می‌کند
آموزش و پرورش مهم‌ترین رکن توسعه:ما از توسعه سخن میگوییم و در جست و جوی جامعهای توسعه یافته هستیم. البته هنوز هم در جامعهء ما تعریف دقیقی از توسعه نشده است.توسعه در دنیا چگونهاست؟چه معیارها،مبانی و اهدافی دارد؟و در جامعهء ما که یک جامعهء اسلامی و ایرانی است، کدام الگو و کدام مدل از توسعه پسندیده است، و باید دنبال آن را گرفت؟این هم کار بزرگی است که متفکران جامعه در حوزه و دانشگاه به جدّ باید به آن بپردازند،ولی بههرحال ما در جست و جوی یک جامعهء پیشرفته هستیم و اجمالا میگوییم توسعه یعنی پیشرفت.
آنچه مهم است اینکه باید اول دیدگاه خود را نسبت به توسعه روشن کنیم،که به نظر من اگر روشن بشود،آن وقت جایگاه آموزش و تحقیق بهطور کلی و آموزش و پرورش بهطور خاص و معلمان و مربیان بهطور اخص مشخص خواهد شد.
تا کسی دیدگاه خودش را مشخص نکند، بحثها روبنایی،سطحی،مقطعی و روزمره است.به نظر بنده و به نظر خیلی از افراد دیگر محور توسعه انسان است.
اولا توسعه را نباید در صرف توسعهء اقتصادی و صنعتی دید.توسعهء سیاسی یعنی برخورداری از یک جامعهء مدنی،جامعهای که با مشارکت افراد،حضور افراد و تلاش افراد شکل میگیرد و تداوم مییابد.حکومت از آن مردم و برآمده از ارادهء مردم و مسؤول در مقابل مردم است و جامعه با اندیشه و فکر و تلاش همگان پیش میرود مظهر توسعهء سیاسی وجود نهادهای مدنی تعریف شده در جامعه است.تشکلهای مختلف،انجمنهای مختلف و از نظر سیاسی در درجهء بالا"احزاب"،یعنی جمع نظرهای تدوین شده و دارای شناسنامه و عرضهء سنجیدهء آن به جامعه و جذب نیروها و برخورد متفکرانه و منطقی نظریات با یکدیگر و قرار دادن جامعه در موقعیتی که توان انتخاب آن بالا برود،و منتخب آن نیز در مقابل خود مردم براساس و در مجرای نهادها و جریانات تعریف شده پاسخگوست.معلوم است که محور اساسی توسعهء سیاسی،انسان است و برای رشد و پرورش آگاهی و ارادهء انسان و جذب و پایدار کردن حضور او در عرصهء سرنوشت است،این کاملا مشخص است که محور جز انسان چیزی نیست.
ضرورت تغییر بنیادی در آموزش وپرورش:این مشکل هنگامی بیشتر رخ مینماید که بدانیم کارشناسان آموزشی و صاحبنظران مسائل تعلیموتربیت غالبا و بنابر آنچه که شاید تا حدودی چندان غیر معمول نباشد،خود پایبند معیارها و روابط گذشتهاند،در حالی که اکنون بسیاری از ارزشهای گذشته اعتبار خود را از دست داده و منسوخ شدهاند.از سوی دیگر،طبیعت سنتگرای انسان به سختی می‌تواند نوآوریهای ارائه شده را بپذیرد،چه رسد به اینکه خود خالق و پدید آورنده ارزشهای نو باشد،و این خود مانعی دیگر برای ایجاد تحولات اساسی در جامعه است.
بههرحال مشکلات و محدودیتها و دیگر عوامل بازدارنده اقتصادی،موجب شدهاند که به طور کلی نظامهای آموزشی کمتر دستخوش تحول و دگرگونی شوند و اگر روزگاری گروهی و دستهای جرئت دست یازیدن به این عمل را در خود میدید،مسلما با مقاومتهای بسیار مواجه میگردید.
در ایران و در حدود نیم قرن اخیر،هدفها و اصول آموزشوپرورش چهار بار بر روی کاغذ تغییر کرده است.در سالهای اخیر نیز، بار دیگر لزوم بازنگری هدفها و نیز ضرورت تجدید نظر در انتخاب شیوهها و رفتارهای آموزشی مطرح شده و اقدامهای مختلف و پراکندهای در جهت تغییر بنیادی نظام انجام گرفته است
جمع بندی و نکات پایانی:
آنچه در این اثر مطمح نظربوده است نمایاندن مسائل آسیب زای آموزش و پرورش و توصیف و تشریح وظایف سازمانی کارشناسی آموزش و پرورش سمیرم با اتکای به مراجع و مستندات دهه های اخیر می باشد.ولذا بااتکای صرف به چنین اثری امکان فراهم نمودن جزییات این جنبش مظطن فراهم نمی باشد.جنبشی که به رغم موانع تا این زمان در چهارجوب تربیتی به کار خویش ادامه می دهد.
ما در بررسی های اخیر با طیف گسترده ای از راهبردهای اصلاحی اشنایی حاصل کرده ایم و آنچه محرز گشته بازنگری در طرح های اصلاحی نیز باید مدنظر باشد و چنین گامهایی امکان برجسته ساختن چنین کوشش هایی را فراهم می نماید.
اثر حاضر با سه هدف عمده نگارش گردیده:اول آنکه علاقه ی در تالیف آثاری که فراهم نمودن طیف گسترده ای از مسائل مرتبط با آموزش وپرورش،توصیف وتشریح فضای تربیتی و فضای اداری آموزش و پرورش و دو و مهمتر آنکه پرورش و بها دادن به تمامی مسائلی که دانشجویان در ارتباط با آموزس و پرورش داشته اند و نتوانسته اند جامعیتی برای آن به دست آورند ،مع هذا این اثر به عنوان اثر تکمیلی محسوب نمی گردد و باید مطالعات زیادی را برای اکمال و بهره گیری از این مباحث انجام دهیم.سوم انکه از دید فاعلی نگری این اثر مباحثی از کارشناسی یک مدیریت را واکاوی و توصیف می کند و حک و اصلاح زیادی در آن صورت پذیرفته تا بتوان آن را بر مقالات افزود
در خط اثار تربیتی دیدگاههای مختلف –بیگانه ویا مرزی- تلاش ها ی پراکنده ای برای تالیف وترجمه ی نظام های فکری و انتشار گسترده ی آن پرداخته اند اما چنین موضع فعل نگرانه ای رواج خطی است که هیچ اعتبار افزایشی در پی ندارد.
بااین همه این اثر با عنوان دریچه وحلقه ای به زنجیره ی علوم پیوند می خوردو کلیت آن در تالیفات دیگر مولفان مستحیل می گردد.در حد خطوط کلی چنین آثاری نماینده و نمایشگر دغدغه های دانشجویان می باشد شاید در آثار تفضیلی تر بعضی از گرایش ها پاسخ داشته باشد.
اهم وظایف کارشناسی دبیرخانه
اهم وظایف کارشناسی دبیرخانه آموزش و پرورش:
کنترل نامه های وارده و صادره
مراحل مشروحه زیر در امر کنترل دریافت ، ثبت وصدور مکاتبات اداری در یک سازمان طی می شود.
نامه های وارده به سازمان
«کلیه نامه های وارده به سازمان به واحد دبیرخانه ارسال و در صورت لزوم رسید اخذ می شود(به استثنای نامه هایی که از طریق پست به سازمان ارسال می گردد.)
«مسئول دبیرخانه (در بعضی از سازمان ها متصدی دریافت نامه ) نامه های وارده را دریافت وپس از کنترل آن از نظر ارتباط نامه با سازمان ، صحت تعداد پیوست ها، وجود امضا وسایر نکات لازم نسبت به ارایه رسید اقدام می کند.
«نامه های دریافت شده به مسئول ویا رئیس دبیرخانه ارایه شده وروی نامه مهر ورود نامه زده می شود.
«مسئول دبیرخانه ، واحد ویا شخص اقدام کننده را مشخص وروی نامه (در محل مهر دبیر خانه )ثبت می کنددربعضی از سازمانها کار شناس و یا پرسنل اقدام کننده توسط مسئول ویا مدیر واحد مشخص می شود.
«پس از تعیین محل اقدام ( ارجاع نامه ) نامه ها به متصدی ثبت نامه ( اندیکاتور نویس ) تحویل داده می شود.
مسئول ثبت نامه ها در دفتر اندیکاتور ، نامه ها را در ستون های تعیین شده دفتر اندیکاتور ثبت و شماره تاریخ ثبت نامه در دفتر مزبور را درمحل های تعیین شده در مهر ورود نامه (مهر اندیکاتور) وارد می کند.
«پس از ثبت نامه ها واختصاص شماره وتاریخ به آنها ، در بعضی از موسسات این نامه ها را در دفتر دیگری به نام (اندکس دبیرخانه ) یا (دفتر بازرسی) ثبت می کنند(فرم دفتر اندیکاتور ودفتر اندکس دبیرخانه ونحوه استفاده از این دفاتر در این واحد کار توضیح داده می شود)
هدف از ثبت نامه ها در دفتر اندکس دبیرخانه ، سهولت دسترسی به شماره اندیکاتوروثبت نامه های وارده از طریق شماره نامه هاست.
«پس از طی این مراحل ، نامه ها بر حسب واحد های اقدام کننده ، در دفاتر (ارسال مراسلات) یا (دفتر رسید) ثبت شده وپس از تقسیم آن ها بین توزیع کنندگان نامه (نامه رسان ها)به واحد ویا مسئول اقدام ، تحویل ورسید اخذ می شود.
کنترل نامه های وارده
با مطالعه وآشنایی با مراحل گردش نامه های وارده وصادره در یک سازمان، توجه به این نکات به منظور کنترل نامه ها توصیه می شود:
1- کلیه نامه های وارده باید قبل از ارایه رسید ویا دریافت آن از این جهات مورد بررسی قرار گیرند:
- برای جلوگیری از اشتباه نامه رسان در تحویل وارایه نامه ، توجه مسئول دبیرخانه به نام سازمان وعنوان دریافت کننده نامه از اهمیت خاصی برخوردار است.
- موضوع نامه باید با سازمان گیرنده آن ارتباط داشته باشد.
- وجود امضا ، تاریخ وشماره روی نامه ها ضروری است.
- نامه ها از طریق اداری دریافت وپس از ثبت در دفتر اندیکاتور یا کامپیوتر، شماره گذاری شده وبه واحد یا شخص اقدام کننده تحویل داده شود.
2- کلیه نامه های صادره باید قبل از صدور آن از این جهات مورد بررسی قرار گیرند:
- نامه از نظر صحت تایپ و مطابقت آن با پیش نویس باید کنترل شود.
- کسب اطمینان از مشخصات امضا کننده نامه (داشتن حق امضا) ضرورت دارد.
- وجود شماره وتاریخ روی نامه الزامی است.
- صحت تعداد اوراق تایپ شده ورونوشت ها(در صورت داشتن رونوشت)باید بررسی شود.
:کنترل نامه ها از نظر تایپ
با توجه به اهمیت تایپ نامه ها در مکاتبات اداری ، کلیه نامه های تایپ شده طبق دستورالعمل های صادره باید توسط مسئول دبیرخانه ، مجددا از دیدگاه های دیگری مورد توجه ودقت قرار گیرد:
- کسب اطمینان از مطابقت متن نامه با پیش نویس تهیه شده
- کسب اطمینان از نظر صحت لغات وجملات تایپ شده
- کسب اطمینان از نظر فرم استانداردتایپ نامه
- کسب اطمینان از نظر صحت تایپ شماره وتاریخ نامه ها مطابق با پیش نویس
- کسب اطمینان از تایپ نام گیرندگان رونوشت(در صورت وجود رونوشت)
- ثبت علایم اختصاری مشخصات تایپ کننده نامه
فلسفه نوشتن سند
فلسفه نوشتن سند
مهم ترین فایده نوشتن اسناد، استوار ساختن اساس وپایه مالکیت وامنیت قضایی است. لازمه بقای یک اجتماع آن است که دادوستد ، تحت نظم وقوانین ثابتی باشد که تمام افراد آن اجتماع ملزم به تبعیت از آن قوانین باشند واگر تامین قضایی نباشد اساس مالکیت متزلزل وحقوق افراد دست خوش هرج ومرج می شود. قضاوت صحیح وعادلانه بر مبنا وپایه سند ونوشته استوار است.
ماده یک قانون شهادت وامارات می گویند: (( هیچ یک از عقود، ایقاعات را تعهدات را مگر در مواردی که قانون مستثنی کرده است، نمی توان فقط به وسیله شهادت شفاهی یا استشهاد اثبات کرد.))
سند از حیث درجه اعتبار بر دو نوع است:
الف: اسناد رسمی
اسناد رسمی ، اسنادی هستند که در اداره ثبت اسناد واملاک یا دفتر اسناد رسمی یا نزد مامورین رسمی در حدود صلاحیت آن ها وهم چنین طبق مقررات قانونی تنظیم شده باشد.
در تعریف سند رسمی سه رکن اساسی برای آن قائل شده اند:
1- تنظیم سند نزد مامورین رسمی
2- وجود صلاحیت مامور در تنظیم سند
3- رعایت کردن مقررات مربوط به تنظیم سند
ب:اسناد عادی
در قانون مدنی ایران ((سند عادی)) تعریف نشده است ، لیکن در ماده 1289 ذکر شده است که غیر از اسناد مذکور در ماده 1287 که سند رسمی هستند ، سایر اسناد، عادی محسوب می شوند.
از نظر آثار حقوقی نیز سند را می توان به سه نوع تقسیم کرد:
1- سند رسمی
2- سند عادی
3- سند لازم الاجرا
عوامل ارزشیابی اسناد
اسناد ومدارک از سه نظر واجد ارزش هستند:
1- برای سازمان تهیه کننده یا دریافت کننده اسناد از لحاظ اجرای وظایف مربوطه
2- برای مردم عادی از نظر فایده علمی ناشی از اطلاعات مندرج در آن ها
3- برای استفاده محققین وپژوهشگران در فعالیت های تحقیقاتی
ارزش اسناد برای سازمان ها
گروه اصلی استفاده کننده از اسناد، خود سازمانی است که اسناد را در اختیار دارد؛ البته احتیاج سایر سازمان ها وخصوصا آن هایی که وظایف کاملا مرتبط دارند نیز نباید نادیده گرفته شود.
به طور کلی اسناد واوراق در صورتی برای دستگاه دولت حایز ارزش خواهد بود که حداقل یکی از شرایط زیر را دربر داشته باشند:
1- حاوی اطلاعات مورد نیاز برای اتخاذ تصمیم واقدامات رسمی باشند.
2- علل ودلایل اقدامات وتصمیمات مهم گذشته رانشان دهند.
3- از نظر اقدامات انجام شده وتصمیمات اخذ شده در زمینه تاسیس مجدد سازمان های منحل شده یا تشکیل سازمان های جدید، اطلاعاتی در اختیار بگذارند.
4- اثبات واحقاق حقوق وامتیازات را برای دولت امکان پذیر کنند.
ارزش اسناد برای مردم
استفاده ای که مردم عادی می توانند ازاسناد ببرند با نوع استفاده مربوط به محققان وپژوهشگران متفاوت است، مردم عادی اسناد را صرفا از نظر استفاده وفایده علمی آن ها به کار می برند، حال آن که محققان ، هدف های علمی وتحقیقاتی را مد نظر دارند.
ارزش اسناد برای محققین وپژوهشگران
موضوعات مورد علاقه ونیاز محققین ، متعدد ومتنوع است؛ اما می توان آن ها را تحت عناوین زیر مورد بررسی قرار داد:
1- مطا لعات مربوط به چگونگی پیدایش ، تکامل وتغییرات سازمان ووظایف وروش های انجام کار سازمان تهیه کننده وصاحب اسناد ومدارک
2- مطالعات مربوط به موسسات ، اشخاص واماکن ووقایع یا پدیده هایی که درباره آن ها در اسناد آن سازمان اطلاعاتی موجود است.
3- تحقیقات در زمینه شکل ومشخصات ظاهری وفیزیکی اسناد مانند نوع وجنس کاغذ ویا روش نگارش یا نوع چاپ و...
.
?از این بررسی متوجه می شویم که نمی توان هیچ سندی را الزاما بی ارزش دانست.
سایر عوامل موثر در تعیین ارزش اسناد
عوامل دیگری که می تواند ارزش اسناد را تحت تاثیر قرار دهد، وجود منابع دیگری است که همان اطلاعات مندرج در سند را در بر می گیرد، مثلا اسنادی که در دو نسخه ویا بیشتر تهیه ودر واحدهای مختلف نگهداری می شوند یا این که اطلاعات وآمار مندرج دردسته ای از اسناد، در سند دیگری به طور خلاصه وفشرده گنجانده شده است ویا مواردی که کلیه اطلاعات مورد نیاز در اسناد مختلف یک سازمان به صورت گزارش سالانه ونظایر آن چاپ ومنتشر می شود. البته این نکته را نباید از نظر دور داشت که هیچ سندی را نبایدصرفاً به دلیل این که اطلاعات مدرج در آن استخراج و چاپ شده است از بین برد،بلکه بالعکس این گونه مدارک که منابع اصلی اطلاعات چاپ شده را تشکیل می دهند باید حفظ شوند . وقتی که اطلاعات موجود در یک طبقه از اسناد را بتوان به طور کامل یا قسمت اعظم آن را از منابع دیگری به دست آورد،معمولً لازم نیست هر دو منبع حفظ شود ولی قبل از آنکه اقدامی در جهت امحای هر یک از این دو منبع صورت گیرد،باید اطمینان حاصل شود که :
1-نسخه رونوشت هر سند کاملاً مطابق با نسخه اصل سند باشد.
2-منبع اطلاعاتی که تصمیم به نگهداری آن گرفته شده است ،به نحو مطمئنی حفظ شود.
وظایف دبیرخانه
وظایف اساسی دبیرخانه در سازمان ها به شرح زیر است :
- دریافت ،کنترل نامه های وارده از نظر وجود امضا،ارتباط نامه با سازمان دریافت کننده و صحت تعداد پیوست ها (در صورت داشتن پیوست با ضمایم )
- ارایه نامه به مقام یا مسئول واحد اقدام کننده یا واحد مربوطه ،جهت تعیین محل و نوع اقدام که در اصطلاح اداری "ارجاع"کفته می شود.
- پس از تعیین محل اقدام ،نامه ها به متصدی ثبت نامه (اندیکاتور یا کامپیوتر) جهت تعیین شماره و تاریخ وارده به سازمان داده می شود.
- ثبت در اندکس دبیر خانه (در مورد این دفتر قبلاً توضیح داده شده است )
- ثبت در دفتر ارسال و مراسلات و تحویل به واحد یا شخص اقدام کننده نامه وارده
- در مورد نامه های صادره نیز همین مراحل یعنی دریافت ،ثبت و توزیع طی می شود.
علاوه بر وظایف فوق ،یکسری وظایف نیز به عهده دبیرخانه است که پاره ای از آنها اشاره می شود:
1-تایپ نامه و مقایسه آن با پیش نویس
2-توزیع اطلاعیه ها و بخش نامه ها بین واحدهای ذیربط و مربوطه
3-تهیه برنامه ماشین نویس ها و تقسیم صحیح کار بین آنها
4-تهیه پیش نویس های ساده اداری مانند اعلام وصول نشریات
5-انجام امور تکثیر (فتوکپی )
تنوع پست های سازمانی دبیرخانه
دبیرخانه های سازمان و شرکت ها (اعم از دولتی و غیر دولتی )از نظر تنوع وظایف ،کیفیت و کمیت ،پست های مختلفی را ایجاب می کند و در برخی از دبیرخانه ها ،پاره ای از پست ها به صورت ترکیبی است که چند وظیفه را دربرمی گیرد. در بعضی از دبیرخانه ها ،ماهیت و حجم وظایف در ساخت سازمانی و تشکیلاتی آن نقش خاصی خواهد داشت.
نمونه هایی از پست های سازمانی یک واحد دبیر خانه به شرح زیر اعلام می شود:
- مسئول دبیرخانه
- متصدی ثبت نامه ها و اختصاص شماره و تاریخ به نامه ها
- متصدی تفکیک و توزیع نامه ها
- متصدی پیگیری نامه ها
- نامه رسان
با توجه به مسیر عملیات و مراحل انجام کار در مورد نامه های وارده و صادره و توزیع آن و همچنین امور تحریرات با در نظر گرفتن مراحل عملیات از طریق کاربرد تکنیک زمان سنجی ،مبادرت به احتساب زمان مصروفه هر یک از اجزای واحد کار شده و زمان لازم برای دریافت ثبت و صدور یک نامه تعیین می شود (فعالیت اصلی دبیرخانه). به موازات آن با توجه به حجم کار واحد ،تعداد پست های سازمانی را می توان طبق فرمول پیش بینی کرد:
تعداد نامه ها ×
زمان لازم هر مرحله از کار به دقیقه
کل ساعات مصروفه برای انجام کار
60(دقیقه)=
کل ساعات مصروفه برای انجام کار
= تعداد کارکنان مورد نیاز برای انجام کار
ساعات کار مفید هر نفر در روز
زمان مصروفه برای شاغلین پست های امور زیر ،روزانه 6 ساعت کار مفید پیش بینی می شود.
نوع فعالیت زمان پیش بینی شد
|
|||
 |
|||
دریافت و تفکیک نامه یک دقیقه
ارجاع یک دقیقه
ثبت در دفتر اندیکاتور دو دقیقه
ثبت در دفتر اندکس دبیرخانه یک دقیقه
ثبت در دفتر پیگیری یک دقیقه
ثبت در دفتر ارسال مراسلات یک دقیقه
تفکیک و توزیع یک دقیقه
دفاتر وفرم های مورد استفاده در دبیرخانه
دفتر اندیکاتور ( دفتر ثبت نامه های وارده وصادره)
دفتر اندیکاتور به منظور ثبت مشخصات نامه های وارده به سازمان وصادره از آن، مورد استفاده قرار می گیرد.این دفتر جریان مکاتبات سازمان را به ترتیب تاریخ مشخص می کند. برای ردیابی یک نامه در این دفتر لزوما باید شماره سریال اندیکاتور ویا حداقل تاریخ ورود وخروج آن نامه ویا ثبت نامه در دفتر در دست باشد.
الف: ستون های صفحه وارده دفتر اندیکاتور
ستون شماره ردیف
در این ستون شماره ردیفی از 1 الی....... پیش بینی شده است ونامه های وارده وصادره مشترکا در این ستون ثبت وبه ترتیب ورود وخروج شماره گذاری می شوند.
ستون ذکر شماره های گذشته
چنان چه در مورد نامه وارده ، قبلا مکاتباتی صورت گرفته باشد یا در مورد آن نامه بعدا مکاتباتی صورت پذیرد، شماره قبلی دفتر اندیکاتور این نامه در این ستون ثبت می شود.این ستون برای پیگیری سوابق نامه مورد استفاده قرار می گیرد.
ستون تاریخ
در این ستون ، تاریخ ورود یا صدور نامه (ثبت نامه در اندیکاتور) درج می شود.
ستون فرستنده
در این ستون نام فرستنده نامه مشخص می شود.
ستون شرح نامه
خلاصه ای از موضوع نامه در این ستون نوشته می شود.
ستون شماره وتاریخ نامه دریافتی (وارده)
شماره وتاریخ نامه وارده دراین ستون ثبت می شود.
ستون پیوست(ضمیمه نامه)
تعدادونوع پیوست ها به نامه وارده در این ستون نوشته می شود.
ستون ارجاع
در این قسمت از دفتر اندیکاتور محل ونام فردی که نامه جهت اقدام به وی ارسال می گردد، ثبت می شود. بهتر است تاریخ ارجاع نیز در این ستون نوشته شود.
ب: ستون های صفحه صادره دفتر اندیکاتور
ستون کلاسمان(ستون ثبت شماره پرونده نامه اعم از وارده یا صادره)
شماره پرونده نامه مورد نظر بعد از مشخص شدن آن در این ستون ثبت می شود.
سازما ند هی
سازما ند هی
سازماندهی عبارتست از :محول کردن وظایف و اختیارات متعدد به افراد مختلف و هماهنگ کردن روابط آنان در جهت تامین هدف مشترک سازمان. به عبارت دیگر تشکیل سازمان (سازماندهی)مستلزم اجرای سه عمل زیر است که شرح داده می شود:
- تقسیم کار و طبقه بندی وظایف
- تفویض اختیار و مسئولیت
- برقراری ارتباطات مناسب بین افراد و پست های مختلف (مقام ها)و هماهنگی بین مقام های سازمان به منظور کسب هدف مشترک.
طبقه بندی وظایف و تقسیم کارها
- تقسیم کار: همزمان با توسعه عملیات سازمان، تقسیم کار وتخصص اهمیت بیشتری پیدا کرده، برای اجرای کارهای مختلف از افراد متخصص وماهر آن کار استفاده می شود ویا آن که می توان با کوچک کردن کارها ، مهارت وصلاحیت افراد را افزایش داد.
برای تقسیم عادلانه ومناسب کار بین کارکنان لازم است اقدامات زیر صورت گیرد.
1- فعالیت های سازمان مشخص شود ودر واحد هایی به نام اداره طبقه بندی شود.
2- مبنای طبقه بندی ادارات مشخص شود مانند زمان کاریا محل کار.
3- کارها وفعالیت های مختلف به عنوان وظایف به متخصصان واگذار گردد.
4- اجازه اجرای کار یا اختیار لازم برای اجرای کارها داده شود.
5- مسئولیت اجرای کارها از کارکنان خواسته شود.
- سازماندهی برمبنای وظیفه: در سازماندهی برمبنای وظیفه، واحد ها براساس وظایف محوله به آن ها طبقه بندی می شود وچون وظایف هرواحد با دیگری متفاوت است، طبقه بندی بر حسب وظیفه را گاهی طبقه بندی بر حسب تخصص هم می گویند. مثلا وظایف یک موسسه تولیدی را می توان به چند واحد اصلی تقسیم وهر واحد اصلی را نیز به چند واحد فرعی تقسیم کرد. مانند سازماندهی اکثر ادارات دولتی
-
|
|||||||
|
|||||||
|
|||||||
|
|||||||
نمودار سازمانی طبقه بندی سازمان ها برحسب وظیفه
تفویض اختیار
اندیشمندان مدیریت، تفویض اختیار راواگذاری قسمتی از وظایف مدیر به فرد یا افراد دیگر تعریف کرده و برای آن اصول به شرح زیر قائل شده اند.
اصول تفویض اختیار
- پس از واگذاری مسئولیت اجرای وظایف خاصی از طرف مقام بالاتر به مقام پایین تر(علاوه بروظایف قبلی) لازم است اختیارات متناسب باآن مسئولیت به زیر دست داده شود. عدم تناسب بین مسئولیت واختیار موجب کاهش بازده سازمان می گردد.
- جریان تفویض اختیار هر زمان که مقام واگذار کننده(مافوق) صلاح بداند لغومی شود.
- چگونگی اجرای کار ووظایف باید روشن شود وازآن ها مسئولیت اجرای کار خواسته شود.
- تفویض اختیار همواره شامل قسمتی از وظایف است نه همه وظایف
اهداف مدیریت بحران
اهداف مدیریت بحران
بطور خلاصه اهداف مدیریت بحران عبارتند از:
الف- پیشبینی بحران ها و مخاطرات ب- پیشگیری بحران
ج- مهار بحران د- بازگرداندن شرایط به وضعیت عادی
کاربرد سیستم های اطلاعاتی
کاربرد سیستم های اطلاعاتی, مدل سازی حوادث و شبیهسازی آن ها میباشد که با استفاده از آن امکان پیشبینی حوادث و بررسی تبعات آن امکانپذیر میگردد، چون در بسیاری از موارد رویدادها و اتفاقات, معلول تعامل صدها متغیر و فاکتور میباشد که بهترین ابزار تحلیل و پیشبینی، سیستم های پردازش تبادلات (TPS) [1]میباشند، که قادرند به صورت خودکار و هوشمندانه هزاران متغیر را با هم مقایسه کرده و با محاسبات دقیق به یک برداشت کلی رسیده و کمک موثری به تحلیل گران خواهد بود.
فرآیند برنامهریزی مدیریت بحران و نقش فناوری اطلاعات در آن
1-ایجاد هماهنگی و یکپارچه سازی کلیه سازمان ها و نهادهایی که به نحوی در اجرای مدیریت بحران نقش خواهند داشت.
2- جمعآوری، سازماندهی و تحلیل اطلاعات در مورد سوابق کامل بحران های قبلی، تحلیل و ارزیابی بحران ها، تجربیات کسب شده، بررسی و ریسک های احتمال و شیوههای مبارزاتی احتمالی، مطالعه شرایط از هر نظر، که ستاد مبارزه با بحران باید اطلاعات خود را در قالب سیستم های اطلاعاتی منسجم به شکل بانک های اطلاعاتی و شبکهای سازماندهی و ذخیرهسازی کند.
در مورد بحران هایی که احتمال وقوع آنها زیاد است ستاد مبارزه با بحران موظف است با استفاده از GIS, GPS, ES وOIS کلیه نشانهها و علائم اولیه بحران ها را شناسایی، ارزیابی و تجزیه تحلیل نمایند.
نقش سیستم‌های اطلاعات جغرافیایی (GIS) در مدیریت بحران
سیستم اطلاعات جغرافیایی (GIS)[2] می‌تواند بخش مهمی از چاره سازی برای مسایل مربوط به مدیریت حوادث باشد. اطلاعات یکپارچه، درست و به موقع، مهم‌ترین بخش از هر برنامه مدیریتی مهم و اضطراری موفق میباشد. سیستم اطلاعات جغرافیایی این نوع اطلاعات را فراهم می کند. سیستم اطلاعات جغرافیایی می تواند نقش سازنده و مفیدی را در انتقال سریع اطلاعات ایفا کند. تصمیم گیری دقیق و صحیح نیازمند دسترسی هر چه بیشتر به اطلاعات جغرافیایی و آماری است و استفاده صحیح از اطلاعات نیازمند سیستمی است که این مهم را تسهیل نماید. سیستم اطلاعات جغرافیایی پاسخگوی این نیاز است. اطلاعات منتج شده از GIS نقش بسیار مهمی را در مدیریت حوادث و پیش گیری از بحران ایفا می‌کند.