سیستم

سیستم حقوق و دستمزد :

سیستم حقوق و دستمزد شامل عملیات مالی جهت پرداخت حقوق و مزایا برای پرسنل با انواع مختلف استخدام(قرارداد ساعتی یا قرارداد تمام وقت، قرارداد مشاوره‌ای و یا رسمی) می‌باشد.

1 -  امکان ورود اضافات و کسورات موردی یا مستمر مستقل از حکم کارگزینی پرسنل مثل سود سهام

2 -  امکان اعمال معافیتهای مالیاتی پرسنل (مثل وام بانک مسکن) برای مدت معین و میزان معافیت موثر روی حقوق پرسنل

3 -   امکان مشاهده اطلاعات کارکرد، حکم کارگزینی، اقساط وام بدهی، پرسنل مشمول کارانه، معوقه‌ها و لیست پس‌انداز و ذخیره سنوات.

4 -   محاسبه ذخیره سنوات پرسنل، تهیه لیست حقوقی پرسنل برای انواع مختلف استخدام، ذخیره بن، لیست مساعده پرسنل، محاسبه معوقه حقوق پرسنل بدون محدودیت زمانی، بازخریدی پرسنل، تسویه حساب هنگام خروج از خدمت در این سیستم وجود دارد.

5 -   صدور درخواست پرداختها جهت صدور چک و پرداخت وجه به سسیتم دریافت و پرداخت و اسناد دفترداری مربوط به حقوق و دستمزد توسط سیستم.

6          - مکان تهیه گزارشات متنوع و مختلف و همچنین گزارشات کنترلی برای قبل از محاسبه حقوق (جهت تکمیل اطلاعات, مثل اشخاصی که کارکردشان هنوز تهیه نشده است) و تهیه لیستهای ارسالی به خارج از شرکت مانند لیست بیمه‌‌های مختلف اعم از تأمین اجتماعی، آینده‌ساز، بیمه تکمیلی، معوقه بیمه‌ها لیست مالیات ارسالی به دارایی، لیست مالیات عیدی، ایجاد فایلهای ارسالی به بانک و بیمه، همچنین گزارشات فیش حقوق، خالص پرداختی به تفکیکهای مختلف مرکز هزینه و غیره. لیست ذخیره سنوات، مساعده دایمی، اضافات و یا حتی گزارش از تک‌تک عوامل حقوقی.

سیستم های حقوق و دستمزد

هدف‌هاى کلى که از برقرارى هر سیستم کنترل داخلى در مورد حقوق و دستمزد مورد توجه است به‌طور خلاصه آن است که از موارد زیر اطمینان حاصل شود:        

۱. کسانى که حقوق یا دستمزد دریافت مى‌دارند واقعاً در استخدام دستگاه بوده و ضمناً اسامى کلیه حقوق‌بگیران در لیست‌ها منظور مى‌شود.  

۲. حقوق یا دستمزدى که پرداخت مى‌شود در مقابل کار انجام شده پرداخت مى‌گردد و یا در ازاء ایام مرخصى یا بیمارى کارکنان واقعاً به آنها تعلق مى‌گیرد.

۳. نرخ‌هاى ساعتی، پارچه‌کاری، روزانه یا ماهانهٔ حقوق و دستمزد و هم‌چنین هرگونه تغییر در آن مورد تصویب مقامات ذى‌صلاح قرار گرفته است.            

۴. حقوق و دستمزد ناویژه (یعنى قبل از کسور) و هم‌چنین مبلغ خالص آن به درستى محاسبه شده است و جمع کل صورت‌هائى که ثبت‌هاى حسابدارى به‌موجب آن به‌عمل مى‌آید صحیح است.     

۵. کلیهٔ کسور متعلق در مورد هر یک از کارکنان به درستى محاسبه شده و به حساب‌هاى صحیح منظور مى‌شود.            

۶. مبلغ خالص دستمزد یا حقوق به افرادى که واقعاً تعلق مى‌گیرد پرداخت مى‌شود و از آنها رسید (یا چیزى معادل آن) گرفته مى‌شود.          

روش‌هائى که براى برقرارى یک سیستم کنترل داخلى مطلوب با توجه به هدف‌هاى کلى فوق ممکن است پیشنهاد شود براى همهٔ دستگاه‌ها لزوماً یکسان نخواهد بود و برحسب وسعت دستگاه و تعداد کارکنان آن و عوامل دیگرى از قبیل نحوهٔ پرداخت دستمزدها و غیره، متفاوت خواهد بود. روش‌هاى زیر براى یک دستگاه بزرگ صنعتى که حقوق کارمندان را بر‌حسب ماه و حقوق کارکنان را برحسب ساعات حضور پرداخت مى‌کند در نظر گرفته شده است، ولى بسیارى از نکات پیشنهادى در موارد دیگر نیز عیناً مصداق داشته و قابل اعمال است.        

۱. به‌عنوان یک کنترل کلى لازم است ”دایرهٔ حقوق و دستمزد“ حتّى‌المقدور به‌طور جداگانه عمل کرده و مسؤولان آن مشخص باشند. در داخل این دایره لازم است وظایف کارکنان همیشه یکسان نباشد و هر چه بیشتر تغییر کند. براى مثال اگر در یک ماه به‌خصوص نوشتن لیست حقوق به عهدهٔ کارمند ایکس باشد، ماه بعد بهتر است این‌کار توسط شخص دیگرى انجام گرفته و کارمند ایکس انجام یک عمل دیگرى را به عهده داشته باشد.     

۲. براى هر یک از کارکنان باید یک پروندهٔ استخدامى نگاهدارى شود و کلیهٔ احکام و مکاتبات مربوط به استخدام، میزان حقوق، ارتقاء افزایش حقوق، استعفاء یا اخراج در آن نگاهدارى شود. تهیهٔ این مدارک حتماً باید به عهدهٔ کسانى غیر از تهیه کنندگان لیست حقوق و دستمزد باشد و اصل پرونده‌ها نیز باید حتّى‌المقدور در قسمت دیگرى غیر از حسابدارى (مثلاً در قسمت کارگزینی) نگاهدارى شود. مع‌هذا باید ترتیبى داده شود که نسخه‌اى از کلیهٔ احکام و مکاتباتى که اثرات حقوقى دارد در اسرع وقت به‌دست دایرهٔ حقوق و دستمزد برسد. دایرهٔ مذکور بهتر است براى هر یک از کارکنان کارت ویژه‌اى نگاهدارى کند که کلیهٔ این احکام به‌طور خلاصه در آن منعکس باشد به‌طورى که آخرین وضع هر یک از کارکنان به روشنى نشان داده شده و احتیاج به رسیدگى نداشته باشد.           

۳. به‌عنوان جزئى از کنترل، به‌خصوص در دستگاه‌هاى بزرگ، لازم است کارت‌هاى پرسنلى جارى دایره حقوق و دستمزد هر چند وقت یک بار با پرونده‌هاى قسمت کارگزینى کنترل شود. این کنترل باید توسط اشخاص مستقلى صورت گیرد.           

۴. مقاماتى که اختیار استخدام، اخراج، انتقال، مأموریت، اعطاء افزایش حقوق یا دستمزد، مرخصى و نظایر آن را دارند باید مشخص بوده و حدود اختیارات هر یک معلوم باشد.           

۵. در مواردى‌که دستمزد بر اساس پارچه‌کارى و یا ساعات کار پرداخت مى‌شود و هم‌چنین در مورد کلیهٔ اضافه‌کارى‌ها انجام کار باید توسط مقامات مسؤولى غیر از متصدیان دایره حقوق و دستمزد تصویب شود. مثلاً کارت ساعات کارگران باید توسط سرپرستان کارگاه‌ها یا مسؤولین حضور و غیاب امضاء شود و غیره.

۶. کسانى‌که در تهیهٔ لیست حقوق و دستمزد دخالت دارند باید آن را به‌عنوان کارى که انجام داده‌اند امضاء کنند. مثلاً باید معلوم باشد هر لیست حقوق توسط چه شخصى تهیه شده و یا محاسبات آن توسط چه کسى کنترل شده است.       

۷. قبل از پرداخت، لیست حقوق و دستمزد باید توسط مقام مسؤولى که از دایره حقوق و دستمزد مستقل باشد، جهت پرداخت تصویب شود.   

۸. مبلغ خالص حقوق و دستمزد کارکنان باید حتّى‌المقدور مستقیماً به حساب بانکى آنها منظور شود. فقط در صورتى‌که افتتاح حساب‌هاى پس‌انداز یا جارى براى کاکنان مقدور نباشد و یا آنکه نتوان حقوق و دستمزد را به وسیلهٔ چک‌هاى انفرادى پرداخت نمود، ممکن است از پرداخت نقدى استفاده شود. در مواردى‌که حقوق و دستمزد مستقیماً به حساب بانکى کارکنان منظور مى‌شود لیستى که به بانک ارسال مى‌شود باید فقط شامل نام کارکنان، شماره‌حساب‌هاى آن نزد بانک و مبلغ متعلق به هر یک باشد و به هیچ‌وجه نباید لیست کامل حقوق به بانک ارسال شود.   

۹. هر یک از کارکنان باید از خالص حقوق یا دستمزد خود و نحوهٔ محاسبه آن آگاه شوند. در مواردى‌که حقوق و دستمزد نقداً پرداخت مى‌شود بهتر است این اطلاعات قبل از پرداخت به کارکنان داده شود.           

۱۰. در صورتى‌که حقوق و دستمزد نقداً پرداخت مى‌شود، پرداخت بهتر است توسط دایرهٔ حقوق و دستمزد (نه صندوق) صورت گرفته و مبلغ دریافتى از صندوق یا بانک عیناً معادل مبلغ کل خالص لیست حقوق باشد. حقوق هر یک از افراد باید در پاکت گذاشته شود و ترتیبات مربوط به شمارش مبلغ، اعتراضات، مطالبهٔ حقوق و دستمزد به نمایندگى از طرف شخص ذى‌نفع، حقوق و دستمزدهاى مطالبه نشده و نظایر آن کاملاً مشخص باشد.            

۱۱. در صورت فوق، پرداخت باید توسط کسانى صورت گیرد که کارکنان را از نزدیک بشناسند و هرگونه حقوق و دستمزد مطالبه نشده باید به فاصلهٔ کوتاهى به صندوق یا حساب بانکى مؤسسه واریز شود. دریافت بعدى چنین مبالغ باید با اطلاع و تصویب مقام مستقلى باشد.

خلاصه مشخصات سیستم حقوق و دستمزد

ثبت اطلاعات مشخصات پرسنلی ، احکام ترمیم حقوق و مزایا ، کارکرد ماهانه و روزانه ، اضافات و کسورات و امکان تعدیل آنها .

 انجام محاسبات مربوط به کلیه پرداختها و کسورات و تهیه سند مکانیزه به تفکیک مراکز هزینه ، واحدها ، نوع شغل و ...... جهت تغذیه به سیستم حسابداری مالی . معرفی انواع پرداختها و کسورات .

 معرفی انواع کارکرد ها .

 عملیات مربوط به وامهای مختلف کارکنان .

 پرداخت مساعده براساس ضوابط هر شرکت .

 پرداخت حقوق و مزایا به تفکیک محل کار ، واحد ها ، مراکز هزینه ، شهرهای مختلف و   محاسبة عیدی و پاداش سالانه و امکان صدور سند ذخیره عیدی مکانیزه به سیستم مالی

 محاسبة ذخیره سنوات ( بازخرید کارکنان ) و امکان صدور سند مکانیزه به سیستم مالی  محاسبه تعدیلات معوق ( Back pay ) بصورت نامحدود .

 اعمال پرداختها و کسورات معوق در تاریخهای تحقق یافته با درنظر گرفتن تاثیرات حاصله در سقف بیمه ، مالیات و ...... در ماه مربوطه .

 اعمال کلیه تغییرات ناشی از تغییر در قوانین و روشهای حقوق و دستمزد ، بدون نیاز به تغییر در برنامه ها.

 تولید گزارشات استاندارد سیستم نظیر گزارش بیمه ، مالیات و ...

 ارائه اطلاعات عملیاتی ، تاریخچه ای و مدیریتی کارکنان از طریق امکان طراحی و تولید

گزارشات پیش بینی نشده .

 طراحی فرمهای مورد نظر بطور دلخواه و چاپ آنها .

 ثبت اطلاعات عمومی شرکت برای جلوگیری از عملیات داده آمایی تکراری جهت کلیه کارکنان .

 داشتن پایگاه اطلاعاتی مشترک با سیستم پرسنلی جهت اعمال لحظه ای اسناد وارده در

سیستم پرسنلی .

 طراحی فرمهای ورودی اسناد حقوق جهت انطباق سی ستم با فرمهای جاری هر سازمان  محاسبه مالیات به سه روش مالیات سالانه ، مالیات سال تا ماه و مالیات ماهانه .

 محاسبه انواع بیمه های خدمات درمانی ، تامین اجتماعی و بیمه های خصوصی .
 صدور سند خودکار در بخش اسناد جاری و معوقه حقوق جهت تسهیل در امر داده آمایی اطلاعات .

 تهیه گزارشات متنوع از ماههای گذشته بصورت نامحدود بدون نیاز به ذخیره سازی و بازیابی اطلاعات .

 معرفی نحوه محاسبه اضافات و کسورات بصورت خاص جهت انطباق با رویه های جاری هر سازمان .

 معرفی کاربران ، گروه کاربران و محدوده عملیاتی آنها جهت تامین امنیت اطلاعات .
 تعریف نحوه دسترسی و جستجوی فرد یا گروهی از افراد در تمامی بخش های اطلاعاتی سیستم مانند :

          · معرفی مشخصات کارکنان

          · اسناد جاری حقوق و دستمزد

          · اسناد معوقه حقوق و دستمزد

          · تعذیه کارکرد