اهم وظایف کارشناسی دبیرخانه آموزش و پرورش:
کنترل نامه های وارده و صادره
مراحل مشروحه زیر در امر کنترل دریافت ، ثبت وصدور مکاتبات اداری در یک سازمان طی می شود.
نامه های وارده به سازمان
«کلیه نامه های وارده به سازمان به واحد دبیرخانه ارسال و در صورت لزوم رسید اخذ می شود(به استثنای نامه هایی که از طریق پست به سازمان ارسال می گردد.)
«مسئول دبیرخانه (در بعضی از سازمان ها متصدی دریافت نامه ) نامه های وارده را دریافت وپس از کنترل آن از نظر ارتباط نامه با سازمان ، صحت تعداد پیوست ها، وجود امضا وسایر نکات لازم نسبت به ارایه رسید اقدام می کند.
«نامه های دریافت شده به مسئول ویا رئیس دبیرخانه ارایه شده وروی نامه مهر ورود نامه زده می شود.
«مسئول دبیرخانه ، واحد ویا شخص اقدام کننده را مشخص وروی نامه (در محل مهر دبیر خانه )ثبت می کنددربعضی از سازمانها کار شناس و یا پرسنل اقدام کننده توسط مسئول ویا مدیر واحد مشخص می شود.
«پس از تعیین محل اقدام ( ارجاع نامه ) نامه ها به متصدی ثبت نامه ( اندیکاتور نویس ) تحویل داده می شود.
مسئول ثبت نامه ها در دفتر اندیکاتور ، نامه ها را در ستون های تعیین شده دفتر اندیکاتور ثبت و شماره تاریخ ثبت نامه در دفتر مزبور را درمحل های تعیین شده در مهر ورود نامه (مهر اندیکاتور) وارد می کند.
«پس از ثبت نامه ها واختصاص شماره وتاریخ به آنها ، در بعضی از موسسات این نامه ها را در دفتر دیگری به نام (اندکس دبیرخانه ) یا (دفتر بازرسی) ثبت می کنند(فرم دفتر اندیکاتور ودفتر اندکس دبیرخانه ونحوه استفاده از این دفاتر در این واحد کار توضیح داده می شود)
هدف از ثبت نامه ها در دفتر اندکس دبیرخانه ، سهولت دسترسی به شماره اندیکاتوروثبت نامه های وارده از طریق شماره نامه هاست.
«پس از طی این مراحل ، نامه ها بر حسب واحد های اقدام کننده ، در دفاتر (ارسال مراسلات) یا (دفتر رسید) ثبت شده وپس از تقسیم آن ها بین توزیع کنندگان نامه (نامه رسان ها)به واحد ویا مسئول اقدام ، تحویل ورسید اخذ می شود.
کنترل نامه های وارده
با مطالعه وآشنایی با مراحل گردش نامه های وارده وصادره در یک سازمان، توجه به این نکات به منظور کنترل نامه ها توصیه می شود:
1- کلیه نامه های وارده باید قبل از ارایه رسید ویا دریافت آن از این جهات مورد بررسی قرار گیرند:
- برای جلوگیری از اشتباه نامه رسان در تحویل وارایه نامه ، توجه مسئول دبیرخانه به نام سازمان وعنوان دریافت کننده نامه از اهمیت خاصی برخوردار است.
- موضوع نامه باید با سازمان گیرنده آن ارتباط داشته باشد.
- وجود امضا ، تاریخ وشماره روی نامه ها ضروری است.
- نامه ها از طریق اداری دریافت وپس از ثبت در دفتر اندیکاتور یا کامپیوتر، شماره گذاری شده وبه واحد یا شخص اقدام کننده تحویل داده شود.
2- کلیه نامه های صادره باید قبل از صدور آن از این جهات مورد بررسی قرار گیرند:
- نامه از نظر صحت تایپ و مطابقت آن با پیش نویس باید کنترل شود.
- کسب اطمینان از مشخصات امضا کننده نامه (داشتن حق امضا) ضرورت دارد.
- وجود شماره وتاریخ روی نامه الزامی است.
- صحت تعداد اوراق تایپ شده ورونوشت ها(در صورت داشتن رونوشت)باید بررسی شود.
:کنترل نامه ها از نظر تایپ
با توجه به اهمیت تایپ نامه ها در مکاتبات اداری ، کلیه نامه های تایپ شده طبق دستورالعمل های صادره باید توسط مسئول دبیرخانه ، مجددا از دیدگاه های دیگری مورد توجه ودقت قرار گیرد:
- کسب اطمینان از مطابقت متن نامه با پیش نویس تهیه شده
- کسب اطمینان از نظر صحت لغات وجملات تایپ شده
- کسب اطمینان از نظر فرم استانداردتایپ نامه
- کسب اطمینان از نظر صحت تایپ شماره وتاریخ نامه ها مطابق با پیش نویس
- کسب اطمینان از تایپ نام گیرندگان رونوشت(در صورت وجود رونوشت)
- ثبت علایم اختصاری مشخصات تایپ کننده نامه