فلسفه نوشتن سند

مهم ترین فایده نوشتن اسناد، استوار ساختن اساس وپایه مالکیت وامنیت قضایی است. لازمه بقای یک اجتماع آن است که دادوستد ، تحت نظم وقوانین ثابتی باشد که تمام افراد آن اجتماع ملزم به تبعیت از آن قوانین باشند واگر تامین قضایی نباشد اساس مالکیت متزلزل وحقوق افراد دست خوش هرج ومرج می شود. قضاوت صحیح وعادلانه بر مبنا وپایه سند ونوشته استوار است.

ماده یک قانون شهادت وامارات می گویند: (( هیچ یک از عقود، ایقاعات را تعهدات را مگر در مواردی که قانون مستثنی کرده است، نمی توان فقط به وسیله شهادت شفاهی یا استشهاد اثبات کرد.))

 سند از حیث درجه اعتبار بر دو نوع است:

الف: اسناد رسمی

اسناد رسمی ، اسنادی هستند که در اداره ثبت اسناد واملاک یا دفتر اسناد رسمی یا نزد مامورین رسمی در حدود صلاحیت آن ها وهم چنین طبق مقررات قانونی تنظیم شده باشد.

در تعریف سند رسمی سه رکن اساسی برای آن قائل شده اند:

1-   تنظیم سند نزد مامورین رسمی

2-   وجود صلاحیت مامور در تنظیم سند

3-   رعایت کردن مقررات مربوط به تنظیم سند

ب:اسناد عادی

در قانون مدنی ایران ((سند عادی)) تعریف نشده است ، لیکن در ماده 1289 ذکر شده است که غیر از اسناد مذکور در ماده 1287 که سند رسمی هستند ، سایر اسناد، عادی محسوب می شوند.

از نظر آثار حقوقی نیز سند را می توان به سه نوع تقسیم کرد:

1-   سند رسمی

2-   سند عادی

3-   سند لازم الاجرا

عوامل ارزشیابی اسناد

اسناد ومدارک از سه نظر واجد ارزش هستند:

1-   برای سازمان تهیه کننده یا دریافت کننده اسناد از لحاظ اجرای وظایف مربوطه

2-   برای مردم عادی از نظر فایده علمی ناشی از اطلاعات مندرج در آن  ها

3-   برای استفاده محققین وپژوهشگران در فعالیت های تحقیقاتی

ارزش اسناد برای سازمان ها

گروه اصلی استفاده کننده از اسناد، خود سازمانی است که اسناد را در اختیار دارد؛ البته احتیاج سایر سازمان ها وخصوصا آن هایی که وظایف کاملا مرتبط دارند نیز نباید نادیده گرفته شود.

به طور کلی اسناد واوراق در صورتی برای دستگاه دولت حایز ارزش خواهد بود که حداقل یکی از شرایط زیر را دربر داشته باشند:

1-   حاوی اطلاعات مورد نیاز برای اتخاذ تصمیم واقدامات رسمی باشند.

2-   علل ودلایل اقدامات وتصمیمات مهم گذشته رانشان دهند.

3-   از نظر اقدامات انجام شده وتصمیمات اخذ شده در زمینه تاسیس مجدد سازمان های منحل شده یا تشکیل سازمان های جدید، اطلاعاتی در اختیار بگذارند.

4-   اثبات واحقاق حقوق وامتیازات را برای دولت امکان پذیر کنند.

ارزش اسناد برای مردم

استفاده ای که مردم عادی می توانند ازاسناد ببرند با نوع استفاده مربوط به محققان وپژوهشگران متفاوت است، مردم عادی اسناد را صرفا از نظر استفاده وفایده علمی آن ها به کار می برند، حال آن که محققان ، هدف های علمی وتحقیقاتی را مد نظر دارند.

ارزش اسناد برای محققین وپژوهشگران 

موضوعات مورد علاقه ونیاز محققین ، متعدد ومتنوع است؛ اما می توان آن ها را تحت عناوین زیر مورد بررسی قرار داد:

1-   مطا لعات مربوط به چگونگی پیدایش ، تکامل وتغییرات سازمان ووظایف وروش های انجام کار سازمان تهیه کننده وصاحب اسناد ومدارک

2-   مطالعات مربوط به موسسات ، اشخاص واماکن ووقایع یا پدیده هایی که درباره آن ها در اسناد آن سازمان اطلاعاتی موجود است.

3-   تحقیقات در زمینه شکل ومشخصات ظاهری وفیزیکی اسناد مانند نوع وجنس کاغذ ویا روش نگارش یا نوع چاپ و...

.

?از این بررسی متوجه می شویم که نمی توان هیچ سندی را الزاما بی ارزش دانست.

سایر عوامل موثر در تعیین ارزش اسناد

عوامل دیگری که می تواند ارزش اسناد را تحت تاثیر قرار دهد، وجود منابع دیگری است که همان اطلاعات مندرج در سند را در بر می گیرد، مثلا اسنادی که در دو نسخه ویا بیشتر تهیه ودر واحدهای مختلف نگهداری می شوند یا این که اطلاعات وآمار مندرج دردسته ای از اسناد، در سند دیگری به طور خلاصه وفشرده گنجانده شده است ویا مواردی که کلیه اطلاعات مورد نیاز در اسناد مختلف یک سازمان به صورت گزارش سالانه ونظایر آن چاپ ومنتشر می شود. البته این نکته را نباید از نظر دور داشت که هیچ سندی را نبایدصرفاً به دلیل این که اطلاعات مدرج در آن استخراج و چاپ شده است از بین برد،بلکه بالعکس این گونه مدارک که منابع اصلی اطلاعات چاپ شده را تشکیل می دهند باید حفظ شوند . وقتی که اطلاعات موجود در یک طبقه از اسناد را بتوان به طور کامل یا قسمت اعظم آن را از منابع دیگری به دست آورد،معمولً لازم نیست هر دو منبع حفظ شود ولی قبل از آنکه اقدامی در جهت امحای هر یک از این دو منبع صورت گیرد،باید اطمینان حاصل شود که :

1-نسخه رونوشت هر سند کاملاً مطابق با نسخه اصل سند باشد.

2-منبع اطلاعاتی که تصمیم به نگهداری آن گرفته شده است ،به نحو مطمئنی حفظ شود.

وظایف دبیرخانه

وظایف اساسی دبیرخانه در سازمان ها به شرح زیر است :

-         دریافت ،کنترل نامه های وارده از نظر وجود امضا،ارتباط نامه با سازمان دریافت کننده و صحت تعداد پیوست ها (در صورت داشتن پیوست با ضمایم )

-          ارایه نامه به مقام یا مسئول واحد اقدام کننده یا واحد مربوطه ،جهت تعیین محل و نوع اقدام که در اصطلاح اداری "ارجاع"کفته می شود.

-         پس از تعیین محل اقدام ،نامه ها به متصدی ثبت نامه (اندیکاتور یا کامپیوتر) جهت تعیین شماره و تاریخ وارده به سازمان داده می شود.

-         ثبت در اندکس دبیر خانه (در مورد این دفتر قبلاً توضیح داده شده است )

-         ثبت در دفتر ارسال و مراسلات و تحویل به واحد یا شخص اقدام کننده نامه وارده

-         در مورد نامه های صادره نیز همین مراحل یعنی دریافت ،ثبت و توزیع طی می شود.

علاوه بر وظایف فوق ،یکسری وظایف نیز به عهده دبیرخانه است که پاره ای از آنها اشاره می شود:

1-تایپ نامه و مقایسه آن با پیش نویس

2-توزیع اطلاعیه ها و بخش نامه ها بین واحدهای ذیربط و مربوطه

3-تهیه برنامه ماشین نویس ها و تقسیم صحیح کار بین آنها

4-تهیه پیش نویس های ساده اداری مانند اعلام وصول نشریات

5-انجام امور تکثیر (فتوکپی )

تنوع پست های سازمانی دبیرخانه

دبیرخانه های سازمان و شرکت ها (اعم از دولتی و غیر دولتی )از نظر تنوع وظایف ،کیفیت و کمیت ،پست های مختلفی را ایجاب می کند و در برخی از دبیرخانه ها ،پاره ای از پست ها به صورت ترکیبی است که چند وظیفه را دربرمی گیرد. در بعضی از دبیرخانه ها ،ماهیت و حجم وظایف در ساخت سازمانی و تشکیلاتی آن نقش خاصی خواهد داشت.

نمونه هایی از پست های سازمانی یک واحد دبیر خانه به شرح زیر اعلام می شود:

-         مسئول دبیرخانه

-         متصدی ثبت نامه ها و اختصاص شماره و تاریخ به نامه ها

-         متصدی تفکیک و توزیع نامه ها

-  متصدی پیگیری نامه ها

-         نامه رسان

با توجه به مسیر عملیات و مراحل انجام کار در مورد نامه های وارده و صادره و توزیع آن و همچنین امور تحریرات با در نظر گرفتن مراحل عملیات از طریق کاربرد تکنیک زمان سنجی ،مبادرت به احتساب زمان مصروفه هر یک از اجزای واحد کار شده و زمان لازم برای دریافت ثبت و صدور یک نامه تعیین می شود (فعالیت اصلی دبیرخانه). به موازات آن با توجه به حجم کار واحد ،تعداد پست های سازمانی را می توان طبق فرمول پیش بینی کرد:

تعداد نامه ها  × زمان لازم هر مرحله از کار به دقیقه

کل ساعات مصروفه برای انجام کار

                                60(دقیقه)=

                                        کل ساعات مصروفه برای انجام کار

                                                                                             =  تعداد کارکنان مورد نیاز برای انجام کار

                                      ساعات کار مفید هر نفر  در روز

زمان مصروفه برای شاغلین پست های امور زیر ،روزانه 6 ساعت کار مفید پیش  بینی می شود.

                نوع فعالیت         زمان پیش بینی شد 

          دریافت و تفکیک نامه    یک دقیقه

          ارجاع  یک دقیقه

          ثبت در دفتر اندیکاتور  دو دقیقه

          ثبت در دفتر اندکس دبیرخانه   یک دقیقه

          ثبت در دفتر پیگیری    یک دقیقه

          ثبت در دفتر ارسال مراسلات یک دقیقه

          تفکیک و توزیع یک دقیقه

دفاتر وفرم های مورد استفاده در دبیرخانه

دفتر اندیکاتور ( دفتر ثبت نامه های وارده وصادره)

دفتر اندیکاتور به منظور ثبت مشخصات نامه های وارده  به سازمان وصادره از آن، مورد استفاده قرار می گیرد.این دفتر جریان مکاتبات سازمان را به ترتیب تاریخ مشخص می کند. برای ردیابی یک نامه در این دفتر لزوما باید شماره سریال اندیکاتور ویا حداقل تاریخ ورود  وخروج آن نامه ویا ثبت نامه در دفتر در دست باشد.

الف: ستون های صفحه وارده دفتر اندیکاتور

ستون شماره ردیف

در این ستون شماره ردیفی از 1 الی....... پیش بینی شده است ونامه های وارده وصادره مشترکا در این ستون ثبت وبه ترتیب ورود وخروج شماره گذاری می شوند.

ستون ذکر شماره های گذشته

چنان چه در مورد نامه وارده ، قبلا مکاتباتی صورت گرفته باشد یا در مورد آن نامه بعدا مکاتباتی صورت پذیرد، شماره قبلی دفتر اندیکاتور این نامه در این ستون ثبت می شود.این ستون برای پیگیری سوابق نامه مورد استفاده قرار می گیرد.

ستون تاریخ

در این ستون ، تاریخ ورود یا صدور نامه (ثبت نامه در اندیکاتور) درج می شود.

ستون فرستنده

در این ستون نام فرستنده نامه مشخص می شود.

ستون شرح نامه

خلاصه ای از موضوع نامه در این ستون نوشته می شود.

ستون شماره وتاریخ نامه دریافتی (وارده)

شماره وتاریخ نامه وارده دراین ستون ثبت می شود.

ستون پیوست(ضمیمه نامه)

تعدادونوع پیوست ها به نامه وارده در این ستون نوشته می شود.

ستون ارجاع

در این قسمت از دفتر اندیکاتور محل ونام فردی که نامه جهت اقدام به وی ارسال می گردد، ثبت می شود. بهتر است تاریخ ارجاع نیز در این ستون نوشته شود.

ب: ستون های صفحه صادره دفتر اندیکاتور

ستون کلاسمان(ستون ثبت شماره پرونده نامه اعم از وارده یا صادره)

شماره پرونده نامه مورد نظر بعد از مشخص شدن آن در این ستون ثبت می شود.